GUÍA OPERATIVA · LECTURA RÁPIDA

Manual Operativo de Compras

Pedidos y devoluciones en pocos pasos. Abre, mira y ejecuta — sin teoría.

Dirigido aUsuario final · Compras
Versiónv1.0 · Vigente
Elaborado porRebeca Medina
Generar pedidoDesde plantilla
Recibir compraCon albarán
DevoluciónA proveedor
PROCESO 1

Generar un Pedido

Partiendo de una plantilla (lo más rápido)
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Seleccionar la plantilla de compra

Es la forma más rápida de generar una compra. Si no usas plantilla, créala desde cero con “Nuevo Pedido”.

Botón “Generar pedido de plantilla” en el módulo de Compras
Botón “Generar pedido de plantilla” en el módulo de Compras
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Indicar las cantidades

La ventaja de la plantilla: el proveedor ya está asignado. Solo indica las cantidades de los productos a pedir.

Plantilla con el proveedor fijado: solo se rellenan cantidades
Plantilla con el proveedor fijado: solo se rellenan cantidades
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Pedido generado

El sistema asigna un número correlativo (ej. C05648). La “C” significa Compra. Desde aquí empieza su trazabilidad histórica.

Pedido C05648 generado: la flecha naranja hacia arriba = pendiente de enviar
Pedido C05648 generado: la flecha naranja hacia arriba = pendiente de enviar
Respeta el códigoNo cambies el código del pedido (C05648). Es la base de toda su trazabilidad.
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Barra de herramientas

A la derecha del pedido encontrarás todas las acciones: Editar, Mover, Recibir, Generar devolución, Enviar, Cargar albarán, entre otras.

Menú de acciones del pedido (barra de herramientas)
Menú de acciones del pedido (barra de herramientas)
Antes de enviarUsa Editar para confirmar cantidades y precios. Una vez seguro, pulsa Enviar.
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Editar / revisar precios (opcional)

En “Editar pedido” puedes ajustar cantidades y, con Actualizar precios, dejar los importes al día antes de enviar.

Editar pedido: cantidades, importes y botón “Actualizar precios”
Editar pedido: cantidades, importes y botón “Actualizar precios”
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Recibir el pedido y cargar el albarán

Uno de los pasos más importantes. Tras enviar, el pedido queda pendiente de recibir (flecha gris). Al recibir:

  • Marca todo como recibido.
  • Rellena Nº Albarán y quién lo recibe.
  • Sube la imagen del albarán (no lo olvides).
  • Revisa cantidades, IVA y asigna cuenta a cada producto (nunca dejarla vacía).
Pantalla “Recibir pedido”: albarán, cantidades, IVA y cuenta por línea
Pantalla “Recibir pedido”: albarán, cantidades, IVA y cuenta por línea
Lo que nunca se haceNo toques manualmente los cálculos de IVA: el sistema los calcula solo. Al final, el total debe cuadrar exactamente con el albarán físico.
ResultadoPedido recibido: aparece con la marca de verificado en verde ✅. El stock se actualiza.
2
Proceso 2

Registrar una Devolución

Faltante o devolución a proveedor, sin alterar el pedido original.

1

Generar la devolución

En la barra de herramientas del pedido, elige “Generar devolución”. Selecciona el o los productos a devolver (mal estado o faltante).

Selección de artículos a devolver sobre el pedido original
Selección de artículos a devolver sobre el pedido original
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Devolución generada

Complétala como un pedido normal y pulsa Enviar. El sistema mantiene la devolución bajo el mismo número de pedido, por eso aparece junto al original.

Devolución asociada al mismo pedido, reflejada en saldo negativo
Devolución asociada al mismo pedido, reflejada en saldo negativo
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Recibir la devolución

El sistema asigna la nomenclatura con el mismo número de albarán del proveedor. Cópialo tal cual y pégalo en el campo Nº Albarán.

  • Administración colocará después el número de la rectificativa correspondiente.
  • Por ser devolución, el sistema ya la asume en saldo negativo: no lo cambies.
  • Solo ajusta la cantidad a devolver (ej.: del pedido de 2, devolver 1 → cantidad “1”) y pulsa Aceptar.
Recibir devolución: cantidad en negativo (-1) y nº de albarán copiado
Recibir devolución: cantidad en negativo (-1) y nº de albarán copiado
Regla claveNunca alteres el pedido original ni el signo negativo. La devolución se registra por separado para no romper la contabilidad.
ResultadoDevolución registrada en negativo, asociada al pedido original y lista para que administración emita la rectificativa.
CHULETA

Resumen en 30 segundos

Para consulta inmediata
Pedir productos
Generar pedido de plantilla → poner cantidades → Editar/revisar → Enviar.
Recibir mercancía
Recibir → marcar todo → Nº albarán + foto + cuenta → cuadrar con físico → Aceptar.
Devolver / faltante
Generar devolución → seleccionar productos → Enviar → Recibir con nº albarán y cantidad en negativo.
💡 Las 3 reglas de oro
  1. Respeta el código del pedido (C…): es la trazabilidad.
  2. Nunca toques el IVA a mano: lo calcula el sistema.
  3. La devolución va en negativo y bajo el mismo pedido: no la cambies.